Die Steuererklärung steht an, du erinnerst dich an mehrere Spenden im vergangenen Jahr – aber die Bescheinigungen sind nirgends zu finden. Vielleicht sind sie nie angekommen, vielleicht liegen sie in einem Stapel, den du nicht mehr aufmachen willst.
Gute Nachricht: In den meisten Fällen brauchst du sie gar nicht.
Bis 300 Euro reicht der Kontoauszug
Für jede einzelne Spende bis einschließlich 300 Euro genügt ein vereinfachter Zuwendungsnachweis (§ 50 Abs. 4 EStDV). Eine förmliche Zuwendungsbestätigung ist nicht erforderlich.
Als Nachweis akzeptiert das Finanzamt:
- den Kontoauszug
- die Buchungsbestätigung der Bank
- einen Ausdruck aus dem Online-Banking
- bei Barspenden den Einzahlungsbeleg
Wichtig ist die Formulierung „pro Einzelspende“, nicht „pro Jahr“. Drei Spenden über je 250 Euro an dieselbe Organisation sind drei separate Zuwendungen unter der Grenze – nicht eine Zuwendung über 750 Euro.
Zusätzlich zum Zahlungsbeleg sollten Angaben zum Empfänger und zum steuerbegünstigten Zweck vorliegen. Die meisten Organisationen stellen dafür einen Beleg bereit, der zusammen mit dem Kontoauszug den Nachweis vervollständigt. Bei Online-Spenden findest du das oft direkt in der Bestätigungsmail.
Sonderfall Katastrophenhilfe
Bei Spenden auf ein eingerichtetes Sonderkonto zur Unterstützung von Katastrophenopfern genügt der vereinfachte Nachweis unabhängig von der Höhe. Die Finanzverwaltung veröffentlicht dazu Katastrophenerlasse, die den jeweiligen Anlass und Zeitraum definieren. Wenn du nach einem Erdbeben, einer Flut oder in einem Krisenaufruf über ein solches Sonderkonto gespendet hast, reicht auch bei 1.000 Euro der Kontoauszug.
Über 300 Euro: Ersatzbescheinigung anfordern
Liegt die Einzelspende über 300 Euro, brauchst du eine Zuwendungsbestätigung nach amtlich vorgeschriebenem Muster. Die gute Nachricht: Jede seriöse Organisation stellt sie auf Anfrage neu aus. Deine Spende ist dort verbucht, ein Duplikat ist Routine.
Mustertext für deine Anfrage:
Betreff: Bitte um Zweitschrift der Zuwendungsbestätigung für 2025
Sehr geehrte Damen und Herren,
ich habe Ihrer Organisation im Jahr 2025 gespendet, die Zuwendungsbestätigung liegt mir jedoch nicht mehr vor. Ich bitte Sie um eine Zweitschrift für die Einkommensteuererklärung.
Spenderdaten: [Name, Anschrift]
Spendendatum und Betrag: [Datum, Betrag]
Verwendungszweck laut Überweisung: [falls bekannt]
Spendennummer: [falls bekannt]Bitte senden Sie die Bestätigung an [E-Mail oder Postanschrift].
Vielen Dank und freundliche Grüße
Viele Organisationen versenden Zuwendungsbestätigungen für das Vorjahr ohnehin gesammelt im Januar oder Februar. Wer regelmäßig spendet, bekommt oft eine Sammelbestätigung über alle Spenden eines Jahres – deutlich praktischer als einzelne Belege. Frage aktiv danach, wenn du sie nicht automatisch erhältst. Warum ein Dauerauftrag ohnehin die wirksamere Form der Unterstützung ist, erklären wir in Warum regelmäßige Spenden wichtig sind.
Der digitale Weg: Übermittlung per Steuer-ID
Es gibt inzwischen einen Weg, bei dem Papier gar keine Rolle mehr spielt. Du kannst die Organisation bevollmächtigen, die Zuwendungsbestätigung elektronisch direkt an dein Finanzamt zu übermitteln (§ 50 Abs. 2 EStDV). Dafür gibst du ihr deine Steuer-Identifikationsnummer und deine Zustimmung.
Der Vorteil: Die Daten liegen dem Finanzamt vor, bevor du die Erklärung abgibst, und können nicht mehr verloren gehen. Nicht alle Organisationen bieten das Verfahren an – fragen lohnt sich, gerade wenn du dauerhaft spendest.
Belege einreichen musst du übrigens nicht
Ein weit verbreitetes Missverständnis: Spendenbelege müssen der Steuererklärung nicht beigefügt werden. Es gilt die Belegvorhaltepflicht. Du trägst die Beträge in die Anlage Sonderausgaben ein und legst die Nachweise nur vor, wenn das Finanzamt sie anfordert.
Aufbewahren solltest du sie trotzdem – bis der Steuerbescheid bestandskräftig ist, sicherheitshalber ein Jahr darüber hinaus. Ein Ordner oder ein Scan-Ordner in der Cloud mit dem Namen „Spenden 2026″ spart dir im nächsten Frühjahr genau diesen Beitrag.
Was du sonst noch wissen solltest
Höchstbetrag. Absetzbar sind Spenden bis zu 20 Prozent des Gesamtbetrags deiner Einkünfte als Sonderausgaben (§ 10b EStG). Was darüber liegt, geht nicht verloren, sondern wird automatisch als Spendenvortrag in die Folgejahre übernommen.
Auslandsspenden. Hier gelten strengere Regeln: Der vereinfachte Nachweis greift nicht in gleicher Weise, und der Empfänger muss im Zuwendungsempfängerregister eingetragen sein. Details in Spenden ins Ausland absetzen.
Sachspenden. Bei gespendeten Gegenständen brauchst du eine Bewertung – Rechnung bei Neuware, geschätzter Verkehrswert bei Gebrauchtem – und eine entsprechende Bestätigung. Warum Sachspenden im humanitären Kontext trotzdem selten die beste Hilfe sind, steht in Geld- oder Sachspenden?.
Mitgliedsbeiträge an Freizeitvereine. Beiträge an Sport-, Karnevals- oder ähnliche Vereine, die überwiegend der Freizeitgestaltung dienen, sind nicht abziehbar – auch wenn der Verein gemeinnützig ist.
Parteispenden. Für sie gelten eigene, günstigere Regeln über die Steuerermäßigung nach § 34g EStG. Sie gehören nicht in dieselbe Zeile wie Spenden an Hilfsorganisationen.
Und wenn die Organisation nicht mehr existiert?
Selten, aber es kommt vor. Prüfe zunächst im Zuwendungsempfängerregister, ob und unter welchem Rechtsträger die Organisation noch geführt wird. Existiert sie nicht mehr, bleibt bei Beträgen bis 300 Euro der vereinfachte Nachweis. Bei größeren Summen genießen gutgläubige Spenderinnen und Spender grundsätzlich Vertrauensschutz – hier lohnt der Anruf beim Finanzamt oder beim Lohnsteuerhilfeverein.
Dieser Beitrag gibt allgemeine Informationen und ersetzt keine individuelle Steuerberatung.
Häufige Fragen
Kann ich Spenden ohne Quittung absetzen?
Bis 300 Euro pro Einzelspende ja – der Kontoauszug oder die Buchungsbestätigung genügt. Darüber brauchst du eine Zuwendungsbestätigung nach amtlichem Muster.
Gilt die 300-Euro-Grenze pro Jahr oder pro Spende?
Pro Einzelspende. Mehrere Spenden im Jahr werden jeweils separat betrachtet.
Wie lange muss ich Spendenbelege aufbewahren?
Bis der Steuerbescheid bestandskräftig ist, besser ein Jahr länger. Einreichen musst du sie nur auf Anforderung.
Stellt eine Organisation eine Quittung nachträglich aus?
Ja, das ist üblich. Eine kurze E-Mail mit Name, Datum und Betrag genügt in der Regel.
Was ist eine Sammelbestätigung?
Eine Bescheinigung über alle Spenden eines Kalenderjahres an dieselbe Organisation. Sie ersetzt Einzelquittungen und wird oft im Januar oder Februar versendet.
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